So spart sich mein Kunde 200h Arbeit pro Jahr – ein Kundenprojekt

Für einen Kunden mit ca. 30 Mitarbeitern optimierte ich den Buchhaltungsprozess. In 20 bis 30 Stunden Entwicklungszeit entstand eine Lösung, die Daten vernetzt, Abläufe automatisiert und dem Unternehmen 150 bis 250 Arbeitsstunden pro Jahr erspart. Erfahre, wie ich das geschafft habe.

Inhaltsverzeichnis

Als Digitalisierungsberater und Software Entwickler habe ich schon viele Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse zu optimieren und in die digitale Welt zu transformieren. Dabei ist mir immer wieder aufgefallen, dass gerade kleine Unternehmen häufig vor den gleichen Herausforderungen stehen:

Datensilos, manuelle Tätigkeiten, die schon längst automatisiert gehören, und eine fehlende Übersicht bremsen sie aus und kosten wertvolle Zeit und Ressourcen.

Kürzlich hatte ich die Gelegenheit, für einen meiner Kunden mit etwa 30 Mitarbeitern den Buchhaltungsprozess genauer unter die Lupe zu nehmen. Schnell wurde klar, dass hier großes Optimierungspotenzial bestand. Belege, Rechnungen und Kontoauszüge waren über verschiedene Systeme verstreut, viele Schritte erfolgten manuell und waren sehr fehleranfällig. Kurzum: Es war an der Zeit, den Prozess zu digitalisieren und zu automatisieren.

An dieser Stelle kam für mich die No-Code Plattform Coda ins Spiel. Mit ihr konnte ich in kürzester Zeit eine maßgeschneiderte Lösung entwickeln, die alle Daten vernetzt, Prozessschritte automatisiert und die Zusammenarbeit erleichtert.

Und das Beste: Der Aufwand war nur ein Bruchteil dessen, was eine konventionelle Softwareentwicklung gekostet hätte. Nämlich ein Zehntel!

20 bis 30 Stunden investieren, 150 bis 250 Stunden pro Jahr sparen.

Das Resultat: In etwa 20 bis 30 Stunden konnte ich einen maßgeschneiderten, optimierten und automatisierten Buchhaltungsprozess implementieren, der dem Unternehmen zwischen 150 und 250 Arbeitsstunden pro Jahr erspart! Viel Zeit, die für wichtigere und produktivere Aufgaben eingesetzt werden können.

In diesem Beitrag möchte ich meine Erfahrungen teilen und aufzeigen, wie man mit No-Code Plattformen wie Coda Prozesse optimieren und sein Unternehmen fit für die digitale Zukunft machen kann.

Ausgangssituation und Herausforderungen

Mein Kunde ist ein mittelständisches Fertigungsunternehmen mit etwa 30 Mitarbeitern. In den letzten Jahren haben sie ein solides Wachstum hingelegt, aber wie so oft blieb die Entwicklung der internen Prozesse dabei etwas auf der Strecke.

Das wurde besonders deutlich, als ich einem Mitarbeiter zufällig über die Schulter schaute und mir der Buchhaltungsprozess ins Auge fiel. Ich konnte schnell zum Schluss kommen, dass hier enormes Optimierungspotenzial schlummerte.

Der Prozess war über die Jahre organisch gewachsen und basierte zum Großteil auf manuellen Tätigkeiten, Excel-Listen und Outlook Kalender. Belege, Rechnungen und Kontoauszüge waren über verschiedene Systeme und Ordner verteilt. Jeder hatte sein eigenes „System“, was zu einem großen Durcheinander führte. Eine zentrale Datenablage oder einen einheitlichen Prozess? Fehlanzeige!

Zeigt eine vereinfachte Version eines Teils des Rechnungsprozesses, der optimiert wurde.
Ein Teil des Prozesses für Eingangsrechnungen der optimiert wurde vereinfacht dargestellt.

Die Folgen waren vielfältig:

  • Zeitaufwändige Erfassung und Kontrolle von Belegen von Lieferanten
  • Fehleranfälligkeit durch manuelle Dateneingabe
  • Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und Behörden
  • Kaum Transparenz und Übersicht über die Finanzsituation
  • Aufwändige und frustrierende Monatsabschlüsse

Der Buchhaltungsprozess war zu einem regelrechten Flaschenhals geworden, der viel Zeit und Nerven kostete. Doch dem Unternehmen selbst war das Ausmaß gar nicht bewusst. Sie hatten sich an die Situation gewöhnt und sahen sie als „normal“ an.

Optimierungspotenziale im eigenen Unternehmen erkennt man meist nicht selbst.

Gleichzeitig scheuten sie die Kosten und den Aufwand einer klassischen Softwareeinführung. Sie wünschten sich eine schlanke, flexible Lösung, die sich an ihre Bedürfnisse anpasst und nicht umgekehrt.

Für mich war klar: Hier muss etwas getan werden! Und ich war überzeugt, dass ich mit Coda das perfekte Werkzeug habe, um die Herausforderungen schnell und effizient anzugehen, ohne noch ein starres, teures Softwaresystem einführen zu müssen.

Coda – Die flexible No-Code Plattform

Coda ist eine No-Code Plattform, die es ermöglicht, leistungsfähige Anwendungen in kürzester Zeit zu erstellen.

Die Grundidee ist, dass man alle Daten und Prozesse in einem einzigen, flexiblen Dokument zusammenführt. Dieses Dokument lässt sich mit verschiedenen Bausteinen und Funktionen erweitern, wie zum Beispiel:

  • Datenbanken mit automatischen Berechnungen
  • Echtzeitanknüpfung und Zusammenführung verschiedenster Datenquellen – aufbrechen von Silos
  • Automatisierte Workflows und Benachrichtigungen
  • Dashboards und Visualisierungen
  • und vieles mehr…

Aber Coda bietet noch viel mehr: Mit sogenannten Coda Packs lässt sich der Funktionsumfang fast beliebig erweitern. Coda Packs sind Erweiterungen, die von der Community entwickelt werden und nahtlos in Coda integriert werden können.

Ich selbst habe bereits diverse Coda Packs entwickelt und veröffentlicht, um zusätzliche Funktionalitäten in Coda-Lösungen einzubinden. Darunter sind Packs zur Integration von populären Produktivitäts-Tools wie Todoist und Microsoft To Do, aber auch Packs für spezielle Anwendungen wie die Generierung von Bildern mit Dall-E oder die Zeiterfassung mit Kiami Time Tracking.

Unter meiner Coda Brand tools4coda.io habe ich eine Übersicht aller meiner veröffentlichten Packs.

Eines meiner Coda Packs: Todoist
Eines meiner Coda Packs: Todoist

Diese Flexibilität und Erweiterbarkeit ist einer der Gründe, warum ich Coda so schätze. Es erlaubt mir, für jeden Kunden und jede Herausforderung die perfekte Lösung zu entwickeln, sei es individuell oder auf Basis meiner vorgefertigten Templates und Packs.

Gleichzeitig bleibt Coda dank der No-Code-Oberfläche und der gut gestalteten Packs einfach und zugänglich, auch für Anwender ohne Programmierkenntnisse. Das ist die perfekte Kombination für mich als Entwickler und für meine Kunden, die von leistungsstarken, maßgeschneiderten Lösungen profitieren.

Optimierung des Buchhaltungsprozesses

Nach der Analyse der bestehenden Prozesse und Datenstrukturen war schnell klar: Das aktuelle Buchhaltungssystem des Kunden war den Anforderungen eines effizienten Prozesses nicht gewachsen. Jedoch wäre ein kompletter Ersatz zum jetzigen Zeitpunkt viel zu aufwändig gewesen.

Mein Ziel war es daher, eine ergänzende Lösung mit Coda zu entwickeln, die nahtlos mit dem bestehenden System zusammenarbeitet, dessen Schwächen kompensiert und den Gesamtprozess optimiert.

Der Fokus lag dabei auf folgenden Punkten:

  • Zusammenführung aller relevanten Daten an einem zentralen Ort
  • Automatisierung manueller und fehleranfälliger Prozessschritte
  • Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation
  • Erhöhung der Transparenz und Kontrolle

Mit dieser Zielsetzung habe ich begonnen, die Architektur der Lösung zu entwerfen. Dabei habe ich mich an bewährten Prinzipien der Softwareentwicklung orientiert, um eine modulare, skalierbare und benutzerfreundliche „Mini-App“ zu schaffen.

Schritt für Schritt habe ich dann die verschiedenen Bausteine in Coda entwickelt und mit dem bestehenden System verknüpft. Einige der Kernkomponenten waren:

  • Eine zentrale Datenbank für alle buchhaltungsrelevanten Dokumente
  • Automatisierte Workflows für die Erfassung und Verarbeitung von Belegen
  • Schnittstellen zum Import von Daten aus diversen externen Systemen
  • Echtzeit-Berichte und Dashboards für volle Transparenz
  • Kollaborationsfunktionen für die nahtlose Zusammenarbeit im Team und mit externen Partnern

Eine besondere Herausforderung war es, die Lösung so zu gestalten, dass sie nahtlos mit dem bestehenden Buchhaltungssystem zusammenarbeitet. Hier musste ich kreative Wege finden, um Daten zu synchronisieren und Prozesse über Systemgrenzen hinweg zu automatisieren.

Nach etwa 20 bis 30 Stunden Entwicklungs- und Schulungszeit stand dann die Lösung. In enger Abstimmung mit dem Kunden haben wir diese dann noch verfeinert und perfekt auf seine Bedürfnisse zugeschnitten.

Das Ergebnis ist eine maßgeschneiderte Lösung, die das bestehende Buchhaltungssystem perfekt ergänzt. Sie schließt Lücken, automatisiert manuelle Schritte und schafft eine neue Ebene der Transparenz und Zusammenarbeit. Und das alles ohne die Notwendigkeit eines kompletten Systemwechsels.

Ergebnisse und Vorteile

Die Implementierung der Coda-Lösung zur Optimierung des Buchhaltungsprozesses hat schnell positive Auswirkungen gezeigt.

Einer der größten Vorteile ist die enorme Zeitersparnis. Durch die Automatisierung manueller Schritte, die zentrale Datenhaltung und den Einsatz von KI-Funktionen konnten viele zeitraubende und fehleranfällige Tätigkeiten eliminiert werden.

Besonders hervorzuheben ist hier die automatische Vor-Kategorisierung von Belegen und Rechnungen durch integrierte Künstliche Intelligenzen. Coda bietet die Möglichkeit, direkt in der Anwendung auf leistungsfähige KI-Modelle zuzugreifen und diese für die Automatisierung von Aufgaben zu nutzen.

In diesem Fall habe ich die KIs so trainiert, dass sie eingehende Dokumente analysiert und basierend auf dem Inhalt und der Struktur einer Kategorie zuordnet. Das spart enorm viel Zeit bei der manuellen Zuordnung und reduziert die Fehleranfälligkeit.

Konkret spart das Unternehmen jetzt schätzungsweise 150 bis 250 Stunden pro Jahr – Zeit, die nun für wertschöpfende Aktivitäten genutzt werden kann. Besonders bei der Erfassung und Kontrolle von Lieferantenrechnungen ist der Unterschied enorm: Was früher 5+ Stunden pro Woche in Anspruch nahm, ist jetzt in weniger als einer Stunde erledigt.

Und hierbei handelt es sich nur um einen kleinen Teilprozess. Jetzt kommen nach und nach weitere Prozesse dran.

Das war nur der Anfang. Wenn ein so kleiner Teilprozess schon solche Ergebnisse liefern kann, was ist dann sonst noch so möglich?

Aber nicht nur die reine Zeitersparnis ist bemerkenswert. Auch die Qualität und Konsistenz der Daten hat sich deutlich verbessert. Durch automatische Plausibilitätsprüfungen, klar definierte Prozesse und die intelligente Vorverarbeitung durch die KI werden Fehler frühzeitig erkannt und vermieden. Das führt zu einer höheren Zuverlässigkeit und erleichtert die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Behörden.

Weitere Vorteile sind die gewonnene Transparenz durch Echtzeit-Berichte und Dashboards, die verbesserte Zusammenarbeit im Team durch Kollaborationsfunktionen und die gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit durch die Entlastung von manuellen, repetitiven Aufgaben.

Screenshot von Echtzeitauswertung direkt in Coda
Echtzeitauswertung und Analysen direkt in Coda.

Insgesamt hat die Lösung, auch dank der KI-Funktionen von Coda, dem Unternehmen geholfen, seinen Buchhaltungsprozess fit für die Zukunft zu machen. Die Effizienzsteigerung und die verbesserte Datenqualität schaffen die Grundlage für weiteres Wachstum und eine erfolgreiche digitale Transformation.

Und das Beste: All diese Vorteile wurden mit einem Bruchteil des Aufwands und der Kosten einer traditionellen Softwareentwicklung erreicht. In nur 20 Stunden bis 30 Stunden Entwicklungszeit konnte ein echter, messbarer Mehrwert geschaffen werden.

Digitalisierung muss nicht immer aufwändig und teuer sein!

Für mich ist das ein perfektes Beispiel dafür, wie No-Code Plattformen wie Coda in Kombination mit KI auch KMUs dabei helfen können, ihre Prozesse zu optimieren und die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen – ohne große IT-Budgets oder lange Entwicklungszyklen.

Fazit

Die Optimierung des Buchhaltungsprozesses mit Coda hat für mich wieder einmal eindrucksvoll gezeigt, welches Potenzial in No-Code Plattformen und der Integration von KI steckt – gerade für kleine und mittlere Unternehmen.

Mit überschaubarem Aufwand konnte ich eine maßgeschneiderte Lösung entwickeln, die perfekt auf deine Bedürfnisse als Kunde zugeschnitten ist. Durch die Automatisierung manueller Schritte, die Zusammenführung von Daten und den Einsatz intelligenter Technologien konnten enorme Effizienzgewinne erzielt werden.

Aber die Vorteile gehen weit über die reine Zeitersparnis hinaus. Die Lösung schafft Transparenz, verbessert die Datenqualität, erleichtert die Zusammenarbeit und trägt so zur digitalen Transformation des Unternehmens bei.

Für mich als Digitalisierungsberater zeigt dieses Projekt exemplarisch, wie man mit den richtigen Tools und Ansätzen auch ohne großes Budget oder interner IT-Abteilung echten Mehrwert schaffen kann.

No-Code Plattformen wie Coda demokratisieren die Softwareentwicklung und ermöglichen es Unternehmen jeder Größe, das volle Potenzial der Digitalisierung auszuschöpfen. In Kombination mit KI entstehen völlig neue Möglichkeiten der Automatisierung und Optimierung.

Mein Rat lautet daher: Identifiziere Bereiche in deinem Unternehmen, die von einer Digitalisierung profitieren würden und starte mit kleinen, fokussierten Projekten.

Mit der richtigen Strategie und den richtigen Werkzeugen können schnell Erfolge erzielt und so die digitale Transformation deines Unternehmens vorangetrieben werden. Die Investition in die Optimierung deiner Prozesse zahlt sich langfristig aus – nicht nur finanziell, sondern auch in Form von zufriedeneren Mitarbeitern, besseren Entscheidungen und einer stärkeren Wettbewerbsposition.

Als Experte unterstütze ich dich gerne auf diesem Weg. Gemeinsam finden wir heraus, wo die größten Hebel für dein Unternehmen liegen und entwickeln eine passende Lösung – sei es mit Coda, einer anderen No-Code Plattform oder einem ganz anderen Ansatz.

Die Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug, um Unternehmen voranzubringen. Lass uns gemeinsam herausfinden, wie du es für dich nutzen kannst!

Dieser Beitrag wurde gemeinsam mit künstlicher Intelligenz erstellt. Mehr erfahren

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